آموزش Excel 2010 > مقدمه آموزش Excel 2010 > ذخیره سازی اسناد ( Workbook ) در Excel 2010

مقدمه :

در این درس با نحوه ذخیره سازی و اشتراک فایل های اکسل بر روی کامپیوترتان آشنا خواهید شد . ممکن است بخواهید فایل جدیدی که ساخته اید ، ذخیره نمایید یا فایل موجودی را پس از ویرایش با نام جدیدی Save کنید . همچنین با روش ذخیره سازی فایل اکسل به فرمت PDF آشنا می شوید .

ذخیره سازی Workbooks :

هر زمان که فایلی جدید در Excel می سازید ، بایستی آن را برای دسترسی و ویرایش بعدی ذخیره نمایید . اکسل روش های مختلفی برای ذخیره سازی اسناد در اختیار شما قرار می دهد .

نحوه استفاده از دستور Save as :

دستور Save as این امکان را به شما می دهد تا مکان و نام جدیدی برای ذخیره سازی فایل Excel خود تعیین نمایید . از این دستور هم برای ذخیره سازی فایل اکسل برای اولین بار و یا برای ذخیره یک نسخه جدید ویرایش شده از فایل قبلی استفاده نمود .

1. لبه File را کلیک کرده و همانند تصویر زیر دستور Save as را انتخاب نمایید :
   
   
   
   نحوه استفاده از دستور Save as در Excel 2010
2. پنجره Save as باز می شود . مکانی که می خواهید فایل را ذخیره نموده به همراه نام آن تعیین نمایید . سپس دکمه Save را بزنید ، همانند تصویر زیر :
   
   
   
   نحوه استفاده از دستور Save as در Excel 2010

نحوه استفاده از دستور Save :

1. دستور Save را از نوار ابزار Quick Access همانند تصویر زیر انتخاب نمایید :
   
   
   نحوه استفاده از دستور Save as در Excel 2010
2. فایل اکسل با همان نام قبلی و در مکان اولیه ، مجددا ذخیره می گردد .

نحوه استفاده از قابلیت بازیابی خودکار فایل (Auto Recover) :

اکسل بصورت پیش فرض و خودکار فایل هایی که در حال کار با آن هستید را در یک پوشه موقتی در بازه های زمانی معین ذخیره می کند . اگر شما فراموش کنید که فایلتان را ذخیره نموده و برنامه هنگ کرده و یا به هر نحوی اطلاعاتتان را از دست بدهید ، از قابلیت Auto Recover می توانید برای بازیابی فایل هایتان استفاده نمایید .

1. یک Workbook را که قبلا بدون انجام عمل ذخیره سازی بسته اید ، باز کنید .
2. در نمای پشت صحنه (Backstage View ) ، بر روی گزینه Info مانند تصویر زیر کلیک نمایید :
   
   
   
   استفاده از قابلیت بازیابی خودکار فایل (Auto Recover) در Excel 2010
3. اگر نسخه ذخیره شده ای از یک یا چند فایل اکسل وجود داشته باشد ، همانطور که در تصویر فوق مشخص است ، در قسمت Versions قرار دارند .
4. بر روی فایل مورد نظر خود کلیک نمایید . یک پیام هشدار برای بازیابی فایل ذخیره شده در بالای برنامه نشان داده می شود . دکمه Restore را بزنید مانند تصویر زیر :
   
   
   
   بازیابی یک فایل ذخیره نشده در Excel 2010

نکته : بصورت پیش فرض اکسل هر 10 دقیقه یکبار ، فایل در حال کار را ذخیره می کند .
نکته کاربردی : اگر فایلی که برای بازیابی به دنبال آن می گردید را در لیست Version مشاهده نمی کنید یا به دنبال فایلی هستید که نسخه خودکار آن ذخیره نشده ، می توانید با کلیک بر روی دکمه Manage Version همانطور که در تصویر زیر نشان داده شده است ، گزینه Recover Unsaved Workbooks را انتخاب نمایید . در این حالت تمام فایل های قبلی اکسل در اختیار شما قرار می گیرد .

دسترسی به تمام فایل های ذخیره شده در Excel 2010